„Was kostet eigentlich eine vernünftige IT-Betreuung?“ – das ist eine der ersten Fragen, die wir von Unternehmern aus Bensheim, Heppenheim, Mannheim oder Ludwigshafen hören. Und es ist eine berechtigte Frage. Im Internet findet man dazu überraschend wenig konkrete Zahlen, dafür viel Marketing-Sprache wie „individuell“ oder „auf Anfrage“. Wir machen es anders – und sagen klar, was IT-Betreuung typischerweise kostet.
Die drei üblichen Abrechnungsmodelle
IT-Dienstleister rechnen meist nach einem von drei Modellen ab. Welches für Ihr Unternehmen passt, hängt davon ab, wie viel IT Sie haben und wie planbar Ihre Kosten sein sollen.
1. Stundenbasis (Ad-hoc)
Sie rufen an, wenn etwas nicht funktioniert, und zahlen pro angefangener Stunde. Typischer Stundensatz für seriöse IT-Dienstleister in unserer Region: 85 bis 130 Euro netto pro Stunde. Plus ggf. Anfahrt (1–2 Euro pro Kilometer oder eine Pauschale). Vorteil: Keine Bindung, Sie zahlen nur, wenn Sie wirklich Hilfe brauchen. Nachteil: Kein fester Ansprechpartner, der Ihre IT kennt, und im Notfall keine garantierte Reaktionszeit.
2. Stundenkontingent (Prepaid)
Sie kaufen ein Paket von z. B. 10 oder 20 Stunden im Voraus, oft mit Rabatt. Verbrauchte Stunden werden abgerechnet, ungenutzte Stunden verfallen meist nach 12 Monaten. Typischer Stundensatz im Kontingent: 75 bis 110 Euro netto. Sinnvoll für Betriebe, die ihre IT überwiegend selbst im Griff haben, aber gelegentlich Unterstützung brauchen.
3. Wartungsvertrag (Managed Service)
Sie zahlen einen festen monatlichen Betrag und bekommen dafür ein definiertes Leistungspaket: Monitoring, Updates, regelmäßige Wartung, schnelle Reaktion bei Störungen und meist eine bestimmte Anzahl Support-Stunden pro Monat. Das ist das Modell, mit dem die meisten unserer Kunden langfristig am besten fahren – weil die Kosten planbar sind und IT-Probleme oft schon erkannt werden, bevor Sie selbst etwas merken.
Was kostet ein Wartungsvertrag typischerweise?
Hier wird es konkret. Die Kosten für einen Wartungsvertrag hängen vor allem von zwei Faktoren ab: Wie viele Endgeräte (PCs, Notebooks, Server, Netzwerkgeräte) müssen betreut werden, und welches Service-Level brauchen Sie. Hier sind realistische Spannen für kleine Unternehmen in der Region Bergstraße und Rhein-Neckar:
- 1–5 Mitarbeiter (Solo-Selbstständige, kleine Praxen, Handwerk): ca. 150–400 Euro pro Monat netto. Beinhaltet meist Monitoring der wichtigsten Geräte, Updates, regelmäßige Prüfung und 2–4 Support-Stunden im Monat.
- 6–20 Mitarbeiter (kleinere Betriebe, Praxen mit Praxissoftware, Werkstätten): ca. 400–1.200 Euro pro Monat netto. Inklusive Server-Betreuung, Backup-Überwachung, Microsoft-365-Verwaltung und Reaktion auf Störungen in unter zwei Stunden während der Geschäftszeit.
- 21–50 Mitarbeiter (etablierte kleine Unternehmen): ca. 1.200–3.000 Euro pro Monat netto. Volle Managed-IT mit proaktivem Monitoring, dokumentierter IT, Mitarbeiter-Onboarding und mehreren festen Support-Tagen pro Monat.
Diese Zahlen sind Spannen, keine Festpreise. Eine Arztpraxis mit Praxissoftware, sensiblen Patientendaten und DSGVO-Anforderungen liegt eher am oberen Ende ihrer Spanne. Ein Bürobetrieb mit reiner Microsoft-365-Nutzung und ohne eigenen Server eher am unteren.
Was kommt zusätzlich dazu?
Ein Wartungsvertrag deckt die laufende Betreuung. Für alles, was über den normalen Tagesbetrieb hinausgeht, kommen Zusatzkosten dazu – das ist branchenüblich und seriös. Typische Beispiele:
- Hardware: Neue Notebooks, PCs, Server. Wir liefern über den Fachhandel zu marktgerechten Preisen, keine überzogenen Margen.
- Software-Lizenzen: Microsoft 365, Backup-Software, Antiviren-Lizenzen. Diese werden 1:1 abgerechnet (kein Aufschlag bei uns).
- Projektarbeit: Umzug ins neue Büro, Migration zu Microsoft 365, neue Server-Installation. Wird auf Stundenbasis oder als Festpreis-Projekt kalkuliert.
- Notfalleinsätze außerhalb der Geschäftszeit: Falls Sie das brauchen, gibt es dafür meist gestaffelte Aufschläge oder eine eigene 24/7-Stufe.
Was kostet uns ein IT-Ausfall – und lohnt sich die Investition?
Diese Rechnung machen viele Unternehmer zum ersten Mal, wenn der Ausfall schon da ist. Dabei lässt sich der Schaden vorab durchrechnen. Stellen Sie sich vor, Ihre IT steht einen halben Arbeitstag still. Bei 10 Mitarbeitern mit einem durchschnittlichen Stundenlohn von 30 Euro reden wir schon über 1.200 Euro Personalkosten – ohne den entgangenen Umsatz und ohne den Imageschaden, wenn Sie für Kunden nicht erreichbar sind. Sie können das selbst durchspielen mit unserem kostenlosen IT-Ausfall-Rechner – die Zahlen überraschen viele.
Bei einem Monatsbetrag von 800 Euro für Wartungsvertrag und Monitoring zahlt sich ein einziger verhinderter Ausfalltag pro Jahr bereits aus. Bei zwei verhinderten Ausfalltägen pro Jahr ist es ein klares Geschäft.
Worauf sollten Sie bei einem IT-Dienstleister achten?
Ein billiger Stundensatz ist kein Argument, wenn der Dienstleister doppelt so lange braucht. Achten Sie auf die wirklich wichtigen Punkte:
- Klare Reaktionszeiten: Wie schnell sind Sie per Fernwartung erreichbar? Wie schnell vor Ort?
- Fester Ansprechpartner: Reden Sie immer mit derselben Person, die Ihre IT kennt, oder mit wechselnden Hotline-Mitarbeitern?
- Dokumentation: Wird Ihre IT sauber dokumentiert? Das ist wichtig, falls Sie irgendwann den Dienstleister wechseln wollen.
- Transparente Abrechnung: Bekommen Sie pro Einsatz eine nachvollziehbare Aufstellung?
- Lokale Präsenz: Sitzt der Dienstleister in der Nähe oder dauert die Anfahrt 90 Minuten?
Unser Modell bei UNEQ-IT
Wir betreuen kleine Unternehmen in Bensheim, Heppenheim, Weinheim, Mannheim, Ludwigshafen, Darmstadt und der gesamten Region Bergstraße und Rhein-Neckar. Für die meisten Kunden empfehlen wir einen Wartungsvertrag mit fester Monatspauschale – weil das langfristig planbarer und meist günstiger ist als ständige Ad-hoc-Einsätze. Aber wir zwingen niemanden in ein Modell, das nicht passt. Manche Kunden starten mit Stundenkontingent und wechseln nach einem Jahr in einen Vertrag, wenn sie sehen, wie sich die Zusammenarbeit entwickelt.
Was uns wichtig ist: Sie wissen vor jedem Einsatz, was kostet was. Keine versteckten Aufschläge, keine Überraschungen auf der Rechnung. Und ein fester Ansprechpartner, der Sie und Ihre IT kennt.
Wie geht es weiter?
Der einfachste nächste Schritt: ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch. Wir schauen uns Ihre aktuelle IT-Situation an, fragen nach Ihren Sorgen und Plagen – und sagen Ihnen ehrlich, was sinnvoll wäre und was es kostet. Ohne Verkaufsdruck. Sie entscheiden dann in Ruhe.