„Wir stellen doch schon lange Rechnungen als PDF – das ist doch elektronisch genug, oder?“ Genau hier liegt das größte Missverständnis rund um die E-Rechnung. Ein PDF ist nämlich keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Und während viele denken, das Thema betreffe erst irgendwann in ferner Zukunft die Großen, gilt ein Teil der Pflicht bereits heute – für jedes Unternehmen, auch für den kleinsten Handwerksbetrieb. In diesem Artikel räumen wir mit den Missverständnissen auf und zeigen, was Sie als kleines Unternehmen technisch wirklich brauchen.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine echte E-Rechnung ist kein hübersichtliches Dokument zum Anschauen, sondern ein strukturierter Datensatz – also maschinenlesbare Daten in einem festgelegten Format. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten XML-Daten). Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, die vorgibt, wie so eine Rechnung aufgebaut sein muss.

Der Unterschied zum gewohnten PDF ist wichtig: Ein normales PDF kann ein Mensch lesen, ein Computer aber nicht automatisch verarbeiten. Bei der E-Rechnung stecken die Rechnungsdaten strukturiert im Hintergrund, sodass Buchhaltungssysteme sie ohne Abtippen einlesen können. Genau das ist der Sinn der Umstellung – und der Grund, warum das gute alte PDF ab bestimmten Stichtagen nicht mehr ausreicht.

Was schon heute gilt: die Empfangspflicht

Der Punkt, den die meisten übersehen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Größe oder Branche. Diese Empfangspflicht gilt ohne Ausnahme, auch für Kleinunternehmer.

Die gute Nachricht: Als technisches Minimum genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, in dem Sie eine E-Rechnung entgegennehmen können. Die weniger gute: Sie müssen die Rechnung auch öffnen, prüfen und – das ist entscheidend – GoBD-konform, also unveränderbar und nachvollziehbar, aufbewahren können. Wer eine ZUGFeRD- oder XRechnung heute nur ratlos im Postfach liegen hat, erfüllt die Anforderung streng genommen nicht.

Was noch kommt: die Ausstellungspflicht

Das aktive Ausstellen – also selbst E-Rechnungen zu verschicken – wird gestaffelt zur Pflicht:

Ab 1. Januar 2027: für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Ab 1. Januar 2028: für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen – also auch für die ganz kleinen

Bis dahin gelten Übergangsfristen: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen – mit Zustimmung des Empfängers – im Grundsatz noch bis Ende 2026 versendet werden, für kleinere Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Umsatz sogar bis Ende 2027. Spätestens 2028 ist damit aber Schluss. Wer also heute noch Papier oder PDF verschickt, hat Zeit – sollte die Umstellung aber nicht auf den letzten Drücker schieben.

Die wichtigsten Ausnahmen

Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein. Ausgenommen sind unter anderem:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
Fahrausweise (Tickets)
Rechnungen an Privatkunden (B2C) – die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen
bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen

Ein häufiger Stolperstein: Der steuerliche Begriff „Kleinunternehmer“ (bis 22.000 Euro Umsatz) ist etwas anderes als das „kleine Unternehmen“ (bis 800.000 Euro) aus den Übergangsfristen. Kleinunternehmer sind zwar vom Ausstellen befreit – empfangen können müssen aber auch sie.

Was Sie technisch brauchen

Hier kommen wir ins Spiel, denn die E-Rechnung ist am Ende ein IT-Thema. Damit Sie sauber aufgestellt sind, braucht es im Kern drei Dinge:

Empfangen und lesen: einen Weg, ZUGFeRD- und XRechnungen entgegenzunehmen und lesbar zu machen – sei es über Ihr Buchhaltungsprogramm, Microsoft 365 oder eine passende Software.
Rechtssicher archivieren: die eingehenden und ausgehenden Rechnungen GoBD-konform, also unveränderbar, aufbewahren. Genau darum kümmert sich unsere Lösung für rechtssichere Archivierung.
Ausstellen vorbereiten: rechtzeitig ein System wählen, das normkonforme E-Rechnungen erzeugt – bevor 2028 der Stichtag kommt.

Die eigentliche Buchhaltung und die steuerlichen Feinheiten bleiben Sache Ihres Steuerberaters. Wir sorgen dafür, dass die Technik drumherum funktioniert und zusammenspielt.

Was Sie jetzt tun sollten

Auch wenn 2028 noch hin ist – der erste Schritt lohnt sich heute:

Empfang sicherstellen: Prüfen Sie, ob Sie eine ZUGFeRD- oder XRechnung tatsächlich öffnen, verarbeiten und archivieren können – nicht nur theoretisch empfangen.
Mit dem Steuerberater sprechen: Klären Sie, welche Software zu Ihrer Buchhaltung passt und ab wann für Sie die Ausstellungspflicht greift.
Archivierung ordnen: Sorgen Sie dafür, dass Rechnungen GoBD-konform gespeichert werden – ein Ordner im Postfach reicht dafür nicht.
Frühzeitig umstellen: Wer die Umstellung ruhig plant statt kurz vor der Frist, spart sich Stress – und nutzt nebenbei die Chance, den Rechnungsprozess zu automatisieren.

Fazit: Kein Hexenwerk, aber kein Thema zum Aussitzen

Die E-Rechnung klingt komplizierter, als sie ist. Für die meisten kleinen Betriebe geht es zunächst nur darum, eingehende Rechnungen richtig zu empfangen und aufzubewahren – das Ausstellen kommt erst später. Wichtig ist, das Thema nicht auszusitzen, denn die Empfangspflicht läuft bereits, und 2028 gilt sie für alle.

Sie sind nicht sicher, ob Ihre IT E-Rechnungen sauber empfangen und archivieren kann? Wir schauen uns Ihre Einrichtung an und bringen die technische Seite in Ordnung – abgestimmt mit Ihrem Steuerberater, im Rahmen einer laufende IT-Betreuung. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand Anfang 2026 aus IT-Sicht und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die steuerlichen Details wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.